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シャイニング丸の内日報

転職や仕事術、仕事へのスタンス

KPIの設定とTodo管理で自分を律しよう

転職系の記事が最近続きましたが、久々に仕事のコラムです。

目標は与えられるもの?いやいや自分で設定しましょう

先日とあるプロジェクトを進めているとき、「私自分の目標値こう設定していて」と自分の管理票(Todoリスト、自分で設定しているKPIなどのエクセル)を見せたところ「こんなのやっているのですね!」と驚かれる機会がありました。

私としては人間明確な数値目標を持ったりしないと絶対にある程度の甘えが出てしまいパフォーマンスが下がるので自分の監視人であるべきKPIは自分で設定は出来るべきだと思っています。

職種によりますが営業であれば月次の売上目標などのKPIは設定されている場合が多いですが、それでは週次のアポ数、アタック数などはどうでしょうか。

そこまでやられたら管理される側も息苦しいですし、そもそも管理する側も管理コストが馬鹿になりません。管理ツールをいくら導入しても電話をした回数やメールをした回数など、自分しかモニタリングが出来ない項目も多くまず管理自体困難というのが普通ですね。

それでは管理されないからといって何も意識せず仕事をしていれば自分を律して素晴らしい仕事は出来るでしょうか?私は自信がありません。どうしても「このくらいでいいや」という甘えが出てしまうので自分の行動は外から監視する存在が必用で、一定の緊張感の元であってこそ最高のパフォーマンスを出すことが出来ます。

自分のTodoリスト例

私はTodoリストとしてエクセルを愛用しています。その中にはいくつかシートがあります。ちょっと恥ずかしいですが中身(フレームだけだど)晒します。

1.大目標シート

これは何年何月までに何をやる、といった野望シートですね。定性的な目標と共に数値目標も書き込んでます。私は人生三ヶ月単位で設計しているので1、2年は計画立ててますね。もちろん変更だらけになりますが。

この三ヶ月という単位は人それぞれだと思います。今までの自分の経験上、三ヶ月あればある程度のサイズのことはやれると思っているのでそういった意味で三ヶ月にしています。

2.Todoリストシート

大目標から分解し、今やるべきことに落としたリストです。注意点として、「〇〇プロジェクト」のようにアクションになっていないTodoを作らないようにしましょう。あとで見直したときにアクションの名前になっていないと、改めて何をやるべきか考えなければいけません。

これは人間の性質かもしれませんが考えるときと行動するときは分離する方が遥かに効率的です。Todoリスト作っているときは全力で「何をなすべきか」を考えTodoリストを消化しているときは今やっっていることが正しいのか、という疑いは持たず一気にやってしまいましょう。

リストに記載している項目は私の場合、Todo/現状のステータス/分量/優先度/期限/開始日時/完了日時/自己評価/反省点ですね。見られたら大変恥ずかしい。

3.プロジェクト毎のKPIシート

何かやろう、となったら共有はしていませんが自分の中でシート作っています。月次の目標はN、現在M日経過、各KPIの状況は~、到達率は~のようにそれぞれのプロジェクトの適切な表を作って自分に甘くならないように注意しています。

怠け者だから生まれた自己管理術でした

受験生だった時代やスポーツに打ち込んでいた時代からそうですが、私の場合は根本的にスローライフ体質なので数値を設定しないとついつい緩んでしまいがちなことに気づきました。

休日はぐだぐだしながら音楽聞いて軽く運動でもして紅茶飲んでいたら一日すぎるという私のようなスローライフ体質の方はオンモードのときは数値を自分で設定してTodoリストを整備するとパフォーマンス劇的に向上するので是非やってみてくださいね。